Für easy-Online stehen auf der Website eine Online-Hilfe und ein Online-Handbuch zur Verfügung. Hier finden sich weitere Erläuterungen und Beschreibungen. Das easy-Online-Handbuch für Nutzer erklärt anhand bebilderter Beispiele die Formularbearbeitung und Formulareinreichung mit dem Formularsystem easy-Online.

Die eingegebenen oder hochgeladenen Nutzdaten für die Formularerstellung werden nur solange auf dem Server des Betreibers der Website easy-Online vorgehalten, wie die Sitzung gültig ist. Nach Beendigung einer Sitzung oder nach Ablauf von 60 Minuten ohne Nutzeraktivität werden alle temporären Daten gelöscht. Der Einreicher ist selbst für die lokale Speicherung und Sicherung seiner Daten verantwortlich.

Während des Ausfüllens der Formulare und vor dem finalen Hochladen der Skizze/des Antrages sollten alle Zwischenschritte lokal auf dem Rechner des Skizzen- bzw. Antragseinreichers gespeichert werden. Wird dies unterlassen, kann es zu Datenverlust kommen. Der Menüpunkt "Speichern (XML)" bzw. "Drucken (PDF)" der Navigationsleiste ermöglicht das lokale Speichern des aktuellen Formulars im XML- bzw. PDF-Format. Die XML- bzw. PDF-Datei kann jederzeit über den Menüpunkt "Entwurf weiterbearbeiten" (der Navigationsleiste wieder zur Weiterbearbeitung geladen werden.

Der Menüpunkt "Speichern (XML)" bzw. "Drucken (PDF)" der Navigationsleiste ermöglicht das lokale Speichern des aktuellen Formulars im XML- bzw. PDF-Format auf dem Rechner des Skizzen- bzw. Antragseinreichers. Die XML- bzw. PDF-Datei kann jederzeit über den Menüpunkt "Entwurf weiterbearbeiten" (der Navigationsleiste wieder zur Weiterbearbeitung geladen werden.

Das Generieren von Entwürfen erfolgt über den Menüpunkt "Drucken (PDF)". Hier kann eine PDF-Datei mit einem Skizzen-/Antragsentwurf lokal auf dem Rechner des Skizzen- bzw. Antragseinreichers gespeichert werden.

In easy-online kann die Endfassung einer XML- bzw. PDF-Datei eines "alten" Antrages kann über den Menüpunkt „Datenübernahme“ der Navigationsleiste für eine Neubearbeitung geladen werden. Dadurch können Daten aus einer mit easy-Online erstellten XML- oder PDF-Datei in ein anderes easy-Online-Formular (Skizze/Antrag/Angebot/) übertragen werden. Hierzu ist vorab ein neues Formular zu erstellen bzw. das Zielformular zu öffnen. Zur Datenübernahme wählt man zunächst die Datenquelle aus und dann den Umfang der zu übernehmenden Daten.

Der Anhang muss eine pdf-Datei mit maximal 50 MB pro Dokument sein. Dateien, die passwortgesichert sind oder deren Endung lediglich auf .pdf geändert wurde, werden nicht als zulässiger Anhang erkannt.

In easy-online kann ein eingereichtes Formular unter dem Menüpunkt "Formular zurückziehen" aus dem Antragssystem entfernt werden, solange es vom Projektträger (FNR) noch nicht in das Verwaltungssystem profi übernommen wurde. Hierbei werden alle zum Formular gehörenden Daten und Anhänge unwiderruflich vom Server gelöscht. Auf dem lokalen Rechner des Skizzeneinreichers/Antragstellers gespeicherte Dateien sind davon nicht betroffen.

In easy-online können über den Menüpunkt „Anhang hochladen“ zu einem bereits eingereichten Antrag oder einer Skizze weitere Unterlagen als Anhang nachgereicht werden. Folgen Sie den Anweisungen und Hinweisen unter https://foerderportal.bund.de/easyonline/unterlagenNachreichen.jsf.

Soll die Skizze / der Antrag ausschließlich elektronisch gestellt werden, besteht die Möglichkeit, die elektronisch generierten Vordruck mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu zeichnen und ausschließlich in elektronischer Form über easy-Online rechtswirksam einzureichen. Nach dem Einreichen der Endfassung mit Signatur muss der Einreicher nichts mehr machen.

Nutzt der Antragssteller keine qualifizierte elektronische Signatur, müssen alle Dokumente zusätzlich zur Einreichung über easy-Online ausgedruckt, unterschrieben und per Post beim beauftragten Projektträger (FNR) eingereicht werden.

Der Einreicher erhält unabhängig von der Art der Einreichung (papiergebunden oder vollelektronisch) nach Eingang der Dokumente eine schriftliche Eingangsbestätigung (ggf. mit Nachforderungen) des Projektträgers (FNR). Falls innerhalb von 4 Wochen nach Versand keine Rückmeldung erhalten wird, sollte der Einreicher den Projektträger (FNR) über info(bei)fnr.de kontaktieren.