Die sogenannte "kassenmäßige Bereitstellung" ist ein Haushaltsbegriff. Er zerteilt das Gesamtbudget des Projekts, das in der Regel über mehrere Jahre läuft, in einzelne Haushaltsjahre auf. Hintergrund ist die jährliche Haushaltsführung des Bundes, die eine Zuordnung der Projektmittel zu den im Bundeshaushaltsgesetz festgelegten Titelansätzen erforderlich macht. Mit der kassenmäßigen Bereitstellung wird also für jedes Kalenderjahr eine festgelegte Fördersumme zur Verfügung gestellt. Dieses Budget ist nicht positionsbezogen. Ungeachtet dessen kann es natürlich nur im Rahmen der genehmigten Gesamtfinanzierung verwendet werden. Eine Anpassung der kassenmäßigen Bereitstellung und Mitteländerungen sind nur nach vorheriger Zustimmung durch die FNR möglich.

Eine alternative jährliche Bereitstellung der Mittel im Zuwendungsbescheid ist aus haushaltstechnischen Gründen häufig nicht anders möglich. In jedem Jahr wird allerdings mehrmals geprüft, ob die jährliche Bereitstellung Ihrem tatsächlichen Bedarf entspricht. Sollte dies nicht der Fall sein, wird der PT versuchen im Rahmen der haushaltstechnischen Möglichkeiten eine Anpassung der Bereitstellung vorzunehmen. Die Gesamthöhe der Zuwendung bleibt davon unberührt.

Die Finanzübersicht ist eine Excel-Tabelle, die der Projektträger dem Zuwendungsempfänger zur Verfügung stellt. Die Tabelle enthält die bereits entstandenen und abgerechneten Ausgaben / Kosten, zeigt die Laufzeit und die bewilligte kassenmäßige Bereitstellung an. Mit ihr kann der Zuwendungsempfänger die Ausgaben bzw. Kosten je Position und Jahr planen. Dadurch werden Mitteländerungen (bspw. Mittelverschiebungen, Mittelumwidmungen, Kürzungen oder Aufstockungen) sichtbar. Mitteländerungen sind nur nach vorheriger Zustimmung durch die FNR möglich und erfordern immer eine Begründung.

Sollte sich der Mittelbedarf im aktuellen Haushaltsjahr gegenüber der Festlegung laut Bescheid verringern oder erhöhen, muss schnellstmöglich der Projektträger kontaktiert werden und eine aktualisierte Finanzübersicht erstellt werden. Es kann ein Antrag auf Mittelverschiebung gestellt werden. Der Projektträger prüft im Rahmen der haushaltsmäßigen Möglichkeiten eine Anpassung der Bereitstellung der Zuwendungsmittel an den Bedarf und veranlasst ggf. einen entsprechenden Änderungsbescheid. Die Gesamthöhe der Zuwendung bleibt davon unberührt.

Die Fördermittel dürfen ausschließlich für den im Zuwendungsbescheid angegebenen Zweck verwendet werden. Auch die vom Fördernehmer eingereichte Finanzplanung ist verbindlich, wobei Abweichungen von max. 20 v. H. bei einzelnen Posten bei gleichzeitiger entsprechender Reduzierung/Aufstockung anderer Posten zulässig sind. Werden die Mittel für andere Zwecke verwendet, so wird die Bewilligungsbehörde den Widerruf des Förderbescheides prüfen und ggf. veranlassen. Gewährte Fördermittel sind dann zurückzuerstatten und unterliegen den geltenden Zinsregelungen.

Ja. Mitteländerungen sind nur nach vorheriger Zustimmung durch die FNR möglich, wenn sie begründet vorab beantragt werden. Mitteländerungen umfassen bspw. Mittelverschiebungen, Mittelumwidmungen, Kürzungen oder Aufstockungen.

Grundsätzlich gilt der dem Zuwendungsbescheid beigefügte Gesamtfinanzierungsplan bzw. die Gesamtvorkalkulation. Diesem Dokument können die in den einzelnen Positionen bewilligten Ausgaben/Kosten entnommen werden. Sofern sich hier während der Projektlaufzeit ein Anpassungsbedarf bzw. eine Mitteländerung ergibt, so ist rechtzeitig im Vorfeld ein schriftlicher Antrag beim Projektträger einzureichen, durch den der Gesamtfinanzierungsplan bzw. die Gesamtvorkalkulation geändert werden können. Der Antrag ist ausreichend zu begründen. Im Fall, dass dem Antrag zugestimmt wird, wird ein Änderungsbescheid zum Zuwendungsbescheid erlassen.

Beispiel:

Die ursprünglich als Fremdleistung geplanten Arbeiten (Auftragsvergaben) sollen jetzt in Eigenleistung (d.h. durch das eigene Personal) erbracht werden? Dann sind die entsprechend anfallenden Ausgaben/Kosten auch in der Position Personal abzurechnen und eine Mittelumwidmung von der Position Fremdleistungen in die Position Personal ist notwendig.

Änderungen, die weniger als 20 Prozent der bereits in der Position kalkulierten Kosten/Ausgaben umfassen, müssen grundsätzlich nicht beantragt werden, benötigen keinen Änderungsbescheid. Sie können nach Verausgabung einfach mit der nächsten Zahlungsaufforderung abgerechnet werden. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich die Kontaktaufnahme mit dem Projektträger.

Bei der Nachbewilligung, auch Aufstockung genannt, wird die Zuwendung erhöht. Die Bewilligungsbehörde kann im Rahmen ihres Ermessens eine Nachbewilligung vornehmen, sofern die dazu erforderlichen Mittel in Form von Verpflichtungsermächtigungen im Haushalt noch zur Verfügung stehen. Voraussetzung ist, dass zusätzliche Ausgaben/Kosten notwendig sind, die anderweitig nicht gedeckt werden können. Aufstockungen sind nur im Ausnahmefall und nur in eng begrenzten Gründen möglich:

• Bei Zuwendungen auf Ausgabenbasis, kommt eine Aufstockung nur in Betracht, wenn unabweisbare Mehrausgaben anfallen oder eine Erweiterung des Projektumfangs im Rahmen des Zuwendungszweckes erfolgt. Unabweisbare Mehrausgaben sind beispielweise Tariferhöhungen im öffentlichen Dienst oder Erhöhungen aus einer personengebundenen Kalkulation bei N.N.-Personal. Nicht zu den unabweisbaren Mehrausgaben gehören bspw. nicht tariflich bedingte Erhöhungen der Personalausgaben, Ausgaben für Wartung und Reparaturen und nicht zuwendungsfähige Ausgaben.
• Bei Zuwendungen auf Kostenbasis kommt eine Aufstockung nur in Betracht, wenn eine Erweiterung des Projektumfangs im Rahmen des Zuwendungszweckes erfolgt. Soweit wegen ungenauer Schätzung oder unwirtschaftlicher Verwendung der Mittel höhere Kosten anfallen, muss der im Zuwendungsbescheid festgelegte Höchstbetrag für die Zuwendung eingehalten werden. Der Zuwendungsempfänger ist verpflichtet, die Mehrkosten aus Eigenmitteln zu decken.

Vor einer Aufstockung sind grundsätzlich zuerst Einsparungen und/oder Umwidmungen in/aus anderen Positionen zu prüfen.

Bei einer geplanten Aufstockung ist in jedem Fall die FNR vorab zu kontaktieren. Es ist dann ggf. ein begründeter Änderungsantrag bei der FNR einzureichen.

Der Kassenbestand sind die verfügbaren Mittel zu einem bestimmten Zeitpunkt. Ein Kassenbestand kann nur bei einer Zuwendung auf Ausgabenbasis entstehen. Hier können ab Laufzeitbeginn die geplanten Ausgaben der folgenden sechs Wochen angefordert werden. Sobald die Mittel von der FNR über die Bundeskasse angewiesen wurden, sind Sie verpflichtet, sie innerhalb der nächsten 6 Wochen zu verausgaben. Darüber hinaus sollte also kein Kassenbestand bei Ihnen vorhanden sein. Das heißt, dass von Ihnen möglichst keine mittelfristigen Kassenbestände gebildet werden. Falls diese doch auftreten, sind sie schnellstmöglich abzubauen. In diesen Fällen sieht das Zuwendungsrecht eine entsprechende Verzinsung vor (5% über dem jeweils gültigen Basiszinssatz). Nach Ablauf der sechs Wochen ist jeweils die nächste Zahlungsanforderung zu stellen, wobei die bis zu diesem Zeitpunkt tatsächlichen Aufwendungen ebenso wie die geplanten Ausgaben der nächsten sechs Wochen abzurechnen sind.

Die Belegliste ist eine vollständige Aufstellung über alle Beträge, die Sie im Zuge Ihres Vorhabens ausgegeben und eingenommen haben (Ausgabe- und Einnahmebelege). Eine Belegliste ist nur bei einer Zuwendung auf Ausgabenbasis erforderlich.

Ihre Zahlungen und Ausgaben müssen Sie durch entsprechende Buch- und Kontoführung belegen können. Hierfür legen Sie bitte eine Belegliste an. Die Belegliste ist Bestandteil des Verwendungsnachweises, daraus müssen die lfd. Belegnummer, der Tag der Zahlung, der Empfänger sowie Grund und Einzelbetrag jeder Zahlung ersichtlich sein (NABF Nr. 4.3). Die Belegliste ist fortlaufend stetig zu führen und kann jederzeit durch die FNR angefordert werden. Eine Vorlage für die Belegliste ist im Download-Bereich abrufbar.