Nach Abschluss des Projektes
Die wesentlichen Vorgänge mit dem Projektträger nach der Projektlaufzeit sind
- der Verwendungsnachweis,
- der Abschlussbericht,
- der Schlussbescheid und
- der Bericht zur Verwertungskontrolle.
Eine ausführliche Darstellung ist auch als Video auf Youtube verfügbar:
Verwendungsnachweis
Spätestens 6 Monate nach Laufzeitende muss durch den Zuwendungsempfänger ein zahlenmäßiger Verwendungsnachweiserstellt werden.
Für die Einreichung des Verwendungsnachweises ist im Regelfall das halbelektronische Hybridverfahren profi-Online zu nutzen. Wenn Sie am profi-Online Verfahren teilnehmen, wird Ihnen das Formular automatisch digital zur Verfügung gestellt. Im anderen Falle finden Sie das jeweilig vorgesehene Formular in den Anlagen des Zuwendungsbescheids oder bei bestimmten Änderungen im letzten Änderungsbescheid.
Der zahlenmäßige Nachweis ist bei Zuwendungen auf Ausgabenbasis durch eine Belegliste zu ergänzen. Bei Investitionen ist zusätzlich die Geräteliste einzureichen. Die Belegliste und ggf. die Geräteliste ist/sind durch den Zuwendungsempfänger per E-Mail an die administrative Ansprechperson der FNR zu senden.
Der Verwendungsnachweis und die zweckentsprechende Verwendung der Mittel werden durch die FNR (ggf. unter Hinzuziehung weiterer Prüfeinrichtungen) in Form einer kursorischen und/oder vertieften Prüfung geprüft. Im Rahmen der vertieften Prüfung werden gegebenenfalls örtliche Erhebungen durchgeführt. Dabei handelt es sich um Kontrollen vor Ort zur Überprüfung der zweckentsprechenden Verwendung. Wenn die Prüfung Nachfragen oder Beanstandungen ergeben hat, erfolgt eine Unterrichtung des Zuwendungsempfängers.
Das Ergebnis der Prüfung des Verwendungsnachweises wird dem Zuwendungsempfänger im Schlussbescheid mitgeteilt.
Abschlussbericht
Je nach Terminfestlegung im Zuwendungsbescheid (i.d.R. zu einem Termin 3 Monate nach Laufzeitende) ist ein fachlicher Abschlussbericht einzureichen. Der Abschlussbericht besteht aus:
- Schlussbericht,
- Erfolgskontrollbericht,
- Berichtsblatt.
Im Abschlussbericht ist die Verwertung fortzuschreiben. Der Schlussbericht muss als Anlage das fortgeschriebene Formblatt „Verwertung“ und ggf. den fortgeschriebenen Forschungsdatenmanagementplan (FDMP) enthalten.
Die FNR strebt an, dass der Schlussbericht in barrierefreier Form veröffentlicht werden kann und begrüßt es, wenn die PDF-Datei des Schlussberichtes barrierefrei oder zumindest barrierearm vorgelegt wird. Die Schlussberichte werden über die Technische Informationsbibliothek Hannover (TIB) und die Internetseiten der FNR zur Verfügung gestellt.
Der Erfolgskontrollbericht wird nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften vertraulich behandelt. Eine Veröffentlichung erfolgt durch BMEL und FNR nicht. Vertrauliche Ergebnisse sollen daher im Erfolgskontrollbericht erörtert werden.
Die Kurzfassungen im Berichtsblatt werden durch die FNR im Internet veröffentlicht sowie für die Pressearbeit des BMEL oder der FNR verwendet. Bitte berücksichtigen Sie bei der Formulierung dieser Kurzfassungen den öffentlichen Charakter.
WORD-Vorlagen, PDF-Muster und ein Merkblatt sind in der Datei Abschlussbericht.zip enthalten.
Der Abschlussbericht muss postalisch und elektronisch bei der FNR eingereicht werden. Die Einreichung soll wie folgt erfolgen:
- postalisch: Die Dokumente Titelblatt, Schlussbericht mit Anlage(n), Erfolgskontrollbericht und Berichtsblatt lt. Muster sind in einfacher Ausfertigung (beidseitig gedruckt und ungebunden) per Post an die zuständige fachliche Ansprechperson der FNR zu übersenden.
- elektronisch: Die Dokumente Schlussbericht mit Anlage(n), (einschließlich Titelblatt als erste Seite), Erfolgskontrollbericht und Berichtsblatt lt. Muster sind jeweils als separate PDF-Dateien per E-Mail an die zuständige fachliche Ansprechperson der FNR zu senden.
Nach Abschluss der Prüfung des Abschlussberichtes hinsichtlich der Erreichung des Zuwendungszwecks und der Erfolgskontrolle durch die FNR und das BMEL wird dem Zuwendungsempfänger die Freigabe des BMEL und die Modalitäten zur Veröffentlichung mitgeteilt.
Das Ergebnis der Prüfung des Abschlussberichtes hinsichtlich der Verwertung und der Erfolgskontrolle wird dem Zuwendungsempfänger im Schlussbescheid mitgeteilt.
Schlussbescheid
Nach Prüfung des Verwendungsnachweises und des Abschlussberichtes wird durch die FNR ein Schlussbescheid erstellt. Er enthält die endgültige Höhe der Zuwendung. Beanstandungen aus der Prüfung werden mitgeteilt. Der Schlussbescheid umfasst auch die Entscheidung über ggf. etwaige Rückforderungsansprüche. Es werden zudem Festlegungen und Regelungen zur Erfolgskontrolle und zur Verwertung sowie zum Bericht zur Verwertungskontrolle getroffen. Darüber hinaus kann er Fristen, Bedingungen und Auflagen enthalten.
Bericht zur Verwertungskontrolle
Nach Projektende (i.d.R. nach +24 Monaten) wird eine zusätzliche Verwertungskontrolle erfolgen. Die Verwertung ist fortzuschreiben. Es ist ein Bericht zur Verwertungskontrolle und ggf. ein aktualisiertes Formblatt „Verwertung“ vorzulegen. Die Verwertungsaussichten (eigenen Verwertungsaktivitäten und Verwertungsmöglichkeiten Dritter) und das Formblatt zur Verwertung sind zu aktualisieren. Änderungen sind textlich kenntlich zu machen und zu erläutern.
Einzelheiten zum Bericht zur Verwertungskontrolle sind im Zuwendungsbescheid und im Schlussbescheid geregelt.
WORD-Vorlage, PDF-Muster und ein Merkblatt sind in der Datei Verwertungsbericht.zip enthalten.
Der Bericht zur Verwertungskontrolle ist elektronisch bei der FNR einzureichen. Die Einreichung muss wie folgt erfolgen:
- elektronisch per E-Mail: Der Bericht zur Verwertungskontrolle lt. Muster mit dem fortgeschriebenen Formblatt zur Verwertung als Anlage ist als PDF-Datei per E-Mail an die zuständige fachliche Ansprechperson der FNR zu senden.