Die wesentlichen Vorgänge mit dem Projektträger während der Projektlaufzeit sind

• die Mittelbewirtschaftung (kassenmäßige Bereitstellung, Mitteländerungen, Zahlungsanforderungen, Entsperrungen),
• der Zwischennachweis und
• der Zwischenbericht.

Eine ausführliche Darstellung ist auch als Video auf Youtube verfügbar:

• Online-Schulung zur Mittelbewirtschaftung bei Zuwendungen auf Ausgabenbasis (AZA)
• Online-Schulung zur Mittelbewirtschaftung bei Zuwendungen auf Kostenbasis (AZK)

Mittelbewirtschaftung

Mit dem Zuwendungsbescheid wurde die kassenmäßige Bereitstellung der Fördermittel festgelegt. Mit der kassenmäßigen Bereitstellung wird für jedes Kalenderjahr eine festgelegte Fördersumme zur Verfügung gestellt. Dieses Budget ist nicht positionsbezogen. Ungeachtet dessen kann es natürlich nur im Rahmen der genehmigten Gesamtfinanzierung verwendet werden.

Eine Anpassung der kassenmäßigen Bereitstellung und Mitteländerungen sind nur nach vorheriger Zustimmung durch die FNR möglich und erfordern immer eine Begründung:

• Geänderter Bedarf: Sollte sich Ihr Kassenbedarf zeitlich verschieben, so ist dies der FNR unverzüglich schriftlich mitzuteilen, damit versucht werden kann, den Zahlungsplan anzupassen. Dem begründeten Änderungsantrag ist eine Neufassung der Finanzübersicht über die Gesamtvorkalkulation beizufügen.
• Mehrbedarf: Die Einzelpositionen dürfen um bis zu 20% überschritten werden, soweit die Überschreitung durch entsprechende Einsparungen bei anderen Positionen ausgeglichen werden kann. Sollten die Ihnen zur Verfügung gestellten Mittel nicht ausreichen, wird geprüft, ob eine Vorziehung aus einem der folgenden Haushaltsjahre möglich ist. Bitte reichen Sie hierzu lediglich die entsprechende Zahlungsanforderung mit einer Begründung ein bzw. informieren Sie uns, sobald Sie einen Mehrbedarf abschätzen können.
• Minderbedarf: Wenn Sie abschätzen können, dass die in einem Haushaltsjahr zur Verfügung gestellten Fördermittel nicht vollständig verbraucht werden, informieren Sie uns bitte rechtzeitig. Sie haben der FNR jeweils bis zum 31.08. eines Haushaltsjahres mitzuteilen, ob die laut Gesamtvorkalkulation vorgesehenen Mittel des Haushaltsjahres in voller Höhe abgerufen werden. Unterbleibt die Mitteilung zum 31.08. des jeweiligen Haushaltsjahres, erfolgt grundsätzlich keine Übertragung der nicht abgerufenen Mittel des jeweiligen Haushaltsjahres in nachfolgende Haushaltsjahre. Der Zuwendungshöchstbetrag kann entsprechend gekürzt werden. Bei begründeten Änderungen ist eine Neufassung der Finanzübersicht über die Gesamtvorkalkulation beizufügen.
• Einsparungen bei den Personalkosten dürfen im Regelfall nicht zur Deckung von Überschreitungen anderer Kostenpositionen herangezogen werden.

Zur Mittelanforderung nutzen Sie je nach Abrechnungsart das vorgesehene Formular für Zahlungsanforderungen, das Ihnen physisch oder digital zu Jahresbeginn zur Verfügung gestellt wird, ggf. auch mit der Auszahlungsbestätigung zur vorangegangenen Zahlungsanforderung. Darüber hinaus sind ohne Aufforderung keine weiteren Belege vorzulegen.

Für die Einreichung von Zahlungsanforderungen ist im Regelfall das halbelektronische Hybridverfahren profi-Online zu nutzen. Sollten Sie am profi-Online Verfahren teilnehmen, wird Ihnen unmittelbar nach Bearbeitung der zuletzt eingereichten Zahlungsanforderung automatisch digital ein neues Formular über die profi-Online Plattform zur Verfügung gestellt.

Jede Zahlungsanforderung muss der FNR zusätzlich rechtsverbindlich (per Hand unterschrieben oder qualifizierte elektronische Signatur) vorgelegt werden.

Je nachdem ob die Zuwendung auf Ausgabenbasis oder Kostenbasis bewilligt wurde unterscheidet sich das Verfahren:

• Zahlungsanforderungen bei Zuwendungen auf Ausgabenbasis:
  Es können ab Laufzeitbeginn die geplanten Ausgaben der folgenden sechs Wochen angefordert werden.
  Sobald die Mittel von der FNR über die Bundeskasse angewiesen wurden, sind die Projektnehmer verpflichtet, sie alsbald also innerhalb der nächsten 6 Wochen zu verausgaben. Das heißt, dass vom Projektnehmer möglichst keine mittelfristigen Kassenbestände gebildet werden. In diesen Fällen sieht das Zuwendungsrecht eine entsprechende Verzinsung vor. Nach Ablauf dieses Zeitraums ist jeweils die nächste Zahlungsanforderung zu stellen, wobei die bis zu diesem Zeitpunkt tatsächlichen Aufwendungen ebenso wie die geplanten Ausgaben der nächsten sechs Wochen abzurechnen sind.
  Und: Die Ausgaben müssen durch entsprechende Buch- und Kontoführung belegt werden können. Hierfür ist eine Belegliste anzulegen. Die Belegliste ist Bestandteil des Verwendungsnachweises, daraus müssen die lfd. Belegnummer, der Tag der Zahlung, der Empfänger sowie Grund und Einzelbetrag jeder Zahlung ersichtlich sein (NABF Nr. 4.3) Die Belegliste ist fortlaufend stetig zu führen und kann jederzeit durch die FNR angefordert werden. Eine Vorlage für die Belegliste ist im Download-Bereich abrufbar.
• Zahlungsanforderungen bei Zuwendungen auf Kostenbasis:
  Nach Ablauf eines Quartals des Kalenderjahres müssen Sie die Ihnen entstandenen Kosten über die sog. Zahlungsanforderung abrechnen. Die im vierten Quartal eines Kalenderjahres entstandenen Kosten rechnen Sie mit dem Zwischennachweis des Folgejahres ab. Die Abrechnung der Kosten erfolgt in diesem Zusammenhang immer kumulativ.

Sind im Zuwendungsbescheid positionsbezogene Sperren festgesetzt worden, müssen Sie vor Verursachung der Leistung ggf. eine Entsperrung der Mittel (siehe Zuwendungsbescheid) beantragen. Im Zuwendungsbescheid bewilligte, aber gesperrte Mittel können natürlich erst abgerufen werden, nachdem sie von der FNR freigegeben worden sind.

Zwischennachweis

Nach Ablauf eines Kalenderjahres muss durch den Zuwendungsempfänger bis zum 30. April ein zahlenmäßiger Zwischennachweis erstellt und damit die Jahresabrechnung durchgeführt werden.

Für die Einreichung des Zwischennachweises ist im Regelfall das halbelektronische Hybridverfahren profi-Online zu nutzen. Wenn der Projektnehmer am profi-Online Verfahren teilnimmt, wird das Formular automatisch digital zur Verfügung gestellt. Im anderen Falle erhält man das jeweilig vorgesehene Formular zum Jahresanfang vom Projektträger zugesandt.

Zwischenbericht

Je nach Terminfestlegung im Zuwendungsbescheid (i.d.R. zu einem Termin im 1. oder 2. Quartal nach Ablauf eines Kalenderjahres) ist ein fachlicher Zwischenbericht einzureichen.

Der Zwischenbericht wird nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften vertraulich behandelt. Eine Veröffentlichung erfolgt durch BMEL und FNR nicht.

Eine WORD-Vorlage, ein PDF-Muster und ein Merkblatt sind in der Datei Zwischenbericht.zip enthalten, die im Download-Bereich abrufbar ist.

Im Zwischenbericht ist die Verwertung fortzuschreiben. Der Zwischenbericht muss als Anlage das fortgeschriebenen Formblatt "Verwertung" und ggf. den fortgeschriebenen Forschungsdatenmanagementplan (FDMP) enthalten.

Der Zwischenbericht ist elektronisch bei der FNR einzureichen. Die Einreichung kann wie folgt erfolgen:

• elektronisch über profi-Online (Vorzugsvariante): Das Formular zum Zwischenbericht in profi-Online ist bei Neuanlage mit den gebuchten Vorhabendaten vorausgefüllt. Der Berichtszeitraum kann entweder frei eingetragen oder mit der Werteliste ausgewählt werden. Das Formular in profi-Online braucht nicht im Detail, sondern nur stichpunktartig ausgefüllt werden. Es kann ferner auf den eigentlichen Zwischenbericht verwiesen werden. Vor Absenden des Formulars ist der eigentliche Zwischenbericht lt. Muster mit Anlage(n) als PDF-Datei hochzuladen.
• elektronisch per E-Mail (nur im Ausnahmefall): Falls temporär kein Zugang zu profi-Online besteht oder technische Probleme auftreten, kann der eigentliche Zwischenbericht lt. Muster mit Anlage(n) ausnahmsweise auch als PDF-Datei per E-Mail an die zuständige fachliche Ansprechperson der FNR gesendet werden.