FAQ zu den Sachberichten
- Welche fachlichen Berichtspflichten gibt es?
Der Projektfortschritt und die Projektergebnisse sind in Sachberichten darzulegen. Mit den Sachberichten ist auch die Verwertung fortzuschreiben. Die Termine zur Vorlage der Sachberichte sind im Zuwendungsbescheid festgelegt.
- Welche Sachberichte sind durch den Zuwendungsempfänger zu erstellen?
Folgende Sachberichte sind der FNR vorzulegen:
Der Projektfortschritt ist über Zwischenberichte zu dokumentieren. Die Vorlage erfolgt je nach Terminfestlegung im Zuwendungsbescheid (i.d.R. zu einem Termin im 1. oder 2. Quartal nach Ablauf eines Kalenderjahres). Der fachliche Zwischenbericht gehört zum Zwischennachweis.
Nach Beendigung des Vorhabens ist ein Abschlussbericht vorzulegen, aus dem die Verwertung der Forschungsergebnisse ersichtlich sein muss. Die Vorlage erfolgt je nach Terminfestlegung im Zuwendungsbescheid (i.d.R. zu einem Termin 3 Monate nach Laufzeitende). Der fachliche Abschlussbericht gehört zum Verwendungsnachweis.
Nach Projektende (in der Regel nach 24 Monaten nach Laufzeitende) ist zusätzlich ein Bericht zur Verwertungskontrolle zu erstellen. Einzelheiten zu den Berichten sind im Zuwendungsbescheidund im Schlussbescheid geregelt.
Der Zwischenbericht und der Abschlussbericht müssen als Anlage das fortgeschriebene Formblatt "Verwertung" und ggf. den fortgeschriebenen Forschungsdatenmanagementplan (FDMP) enthalten. Der Bericht zur Verwertungskontrolle muss nur das fortgeschriebene Formblatt "Verwertung" als Anlage enthalten.
- Gibt es Vorlagen zu den Sachberichten?
Ja. Für den Zwischenbericht, den Abschlussbericht (bestehend aus Titelblatt, Schlussbericht, Erfolgskontrollbericht und Berichtsblatt) und den Bericht zur Verwertungskontrolle sind WORD-Vorlagen, ein PDF-Muster und Merkblätter in den Dateien Zwischenbericht.zip, Abschlussbericht.zip und Verwertungsbericht.zip enthalten.
- Ist bei Verbundvorhaben ein gemeinsamer Bericht möglich?
Ja. Bei Verbundvorhaben wird ein gemeinsamer Bericht durch die FNR sogar ausdrücklich bevorzugt. Der Bericht soll eine gemeinsame Darstellung umfassen und zusätzlich einen Anhang enthalten, der für jedes Teilvorhaben zusammenfassend kurz das Ziel und den Gegenstand des Teilvorhabens, die bearbeiteten Arbeitspakete des Teilvorhabens, die wesentlichen Ergebnisse des Teilvorhabens und einen Vergleich des aktuellen Stands des Vorhabens mit der ursprünglichen Arbeits-, Zeit- und Ausgabenplanung und notwendige Änderungen im Teilvorhaben darlegt. WORD-Vorlagen, ein PDF-Muster und Merkblätter zu einem gemeinsamen Bericht sind in den Dateien Zwischenbericht.zip, Abschlussbericht.zip und Verwertungsbericht.zip enthalten.
- Welchen Umfang soll ein Bericht haben?
Der Sachbericht kann kurzgehalten werden und sollte die wesentlichen Ergebnisse des Vorhabens erläutern. Richtwerte finden sich im "Merkblatt zum Zwischenbericht" in der Datei Zwischenbericht.zip, im "Merkblatt zum Abschlussbericht" in der Datei Abschlussbericht.zip und im "Merkblatt zum Bericht zur Verwertungskontrolle" in der Datei Verwertungsbericht.zip.
- Woraus besteht ein Abschlussbericht?
Der Abschlussbericht besteht aus:
- Schlussbericht,
- Erfolgskontrollbericht,
- Berichtsblatt.
Der Schlussbericht muss als Anlage das fortgeschriebene Formblatt "Verwertung" und ggf. den fortgeschriebenen Forschungsdatenmanagementplan (FDMP) enthalten.
- In welcher Form und wie soll ein Bericht an die FNR übermittelt werden?
Der Zwischenbericht ist elektronisch bei der FNR einzureichen. Die Einreichung kann wie folgt erfolgen:
- elektronisch über profi-Online (Vorzugsvariante): Das Formular zum Zwischenbericht in profi-Online ist bei Neuanlage mit den gebuchten Vorhabendaten vorausgefüllt. Der Berichtszeitraum kann entweder frei eingetragen oder mit der Werteliste ausgewählt werden. Das Formular in profi-Online braucht nicht im Detail, sondern nur stichpunktartig ausgefüllt werden. Es kann ferner auf den eigentlichen Zwischenbericht verwiesen werden. Vor Absenden des Formulars ist der Zwischenbericht lt. Muster mit Anlage(n) als PDF-Datei hochzuladen.
- elektronisch per E-Mail (nur im Ausnahmefall): Falls temporär kein Zugang zu profi-Online besteht oder technische Probleme auftreten, kann der Zwischenbericht lt. Muster mit Anlage(n) ausnahmsweise auch als PDF-Datei per E-Mail an die zuständige fachliche Ansprechperson der FNR gesendet werden.
Der Abschlussbericht muss postalisch und elektronisch bei der FNR eingereicht werden. Die Einreichung soll wie folgt erfolgen:
- postalisch: Die Dokumente Titelblatt, Schlussbericht mit Anlage(n), Erfolgskontrollbericht und Berichtsblatt lt. Muster sind in einfacher Ausfertigung (beidseitig gedruckt und ungebunden) per Post an die zuständige fachliche Ansprechperson der FNR zu übersenden.
- elektronisch: Die Dokumente Schlussbericht mit Anlage(n) (einschließlich Titelblatt als erste Seite), Erfolgskontrollbericht und Berichtsblatt lt. sind jeweils als separate PDF-Dateien per E-Mail an die zuständige fachliche Ansprechperson der FNR zu senden.
Der Bericht zur Verwertungskontrolle ist elektronisch bei der FNR einzureichen. Die Einreichung muss wie folgt erfolgen:
- elektronisch per E-Mail: Der Bericht zur Verwertungskontrolle lt. Muster mit dem fortgeschriebenen Formblatt zur Verwertung als Anlage ist als PDF-Datei per E-Mail an die zuständige fachliche Ansprechperson der FNR zu senden.
- Erfolgt die Begutachtung von Sachberichten im FPNR?
Im Regelfall erfolgt eine interne Prüfung und Bewertung der Projektergebnisse und des Projektverlaufs beim Projektträger (FNR) und beim BMEL.
Grundsätzlich können alle Vorhaben unabhängig vom Fördervolumen im Ausnahmefall einer Zwischen- und Schlussevaluierung durch externe Gutachter unterworfen werden. Eine solche externe Begutachtung wird mit dem Zuwendungsempfänger jedoch im Vorfeld abgestimmt. Die Gutachter werden selbstverständlich zur vertraulichen Behandlung der Sachberichte verpflichtet.